クラウド会計ソフトは便利ですよね。
私も、Freeeというクラウド会計ソフトを利用しています。
しかし便利といえども、何でもかんでもできるわけじゃないのが実情です。
さて、今回はクラウド会計ソフトには無いけど、実務上かなりの確率で必要になるもの、「出金伝票」について言及したいと思います。
出金伝票とは？
出金伝票とは、簡単に言ってしまえば領収書・レシートが無い場合に、自分で作成して経費を証明する伝票です。
領収書・レシートは、すべての経費に対して発行されるものではありません。
自販機でジュースを買ってもレシートは出てこないし、出店やフリーマーケットで購入してもレシートなんてほぼもらえません。
領収書・レシートがなければ経費にできない！というなら、領収書・レシートをもらえないところで何かを買ったらすなわち自腹！になってしまうのか・・・と、考えざるを得ません。
さらに言えば、領収書・レシートを紛失したら自腹なのか・・・と、考える人もいるでしょう。
しかし、そんなことはありません。
領収書・レシートが無くても、領収書・レシートに類するような情報があれば、税務署も経費と認めてくれるのです。
それが、出金伝票。
自分で、レシートに書かれているような取引情報を伝票に記録していればOKなのです。
出金伝票の要件
自分で記録、作成する出金伝票。
決算の時に必要なものではないので、なんやかんやで税務署の職員の人に指摘されることも滅多にありません。
しかし、税務署の職員に指摘されたとき、出金伝票が不十分であったり不公正であれば、脱税の扱いを受けることになるでしょう。
出金伝票は経費の正当性を証明するためにあります。要件をキチンと理解して確実に守っておく必要があります。
- 支払い年月日
- 支払い先となる相手方
- 支払い金額
- 支払い内容（勘定科目・摘要）
実際に税務署に相談したところ、実は出金伝票に税法上の要件は定められておらず、フォームも自由とのことです。
しかしながら、経費の正当性を証明するためには、税務署職員に信用してもらえる要件というのが存在しますので、４つは守りましょう。
また、より確実な経理を行うなら支払内容の摘要欄に力を入れるのがいいでしょうね。
どのように作成するのか？
作成方法は大きく分けて2通りです。
市販されている出金伝票を使っての記帳、もしくはエクセルなどのデータでの作成です。
作成は自由です。
問題は保存方法。
どのように保存するのか？（税務署に確認済み）
保存方法は税法上しっかりと規定があります。
出金伝票も帳簿の一つなので、領収書・レシートと同様に7年間の保存義務があります。
そして、作成は紙とデータで自由でしたが、保存方法については自由ではありません。
紙での保存は当然自由です。
しかし、データとして保存し続けるには、電子帳簿保存法という法律によって申請の必要があるとのことです。
リンク：国税庁 電子帳簿保存法関係
なので、承認申請が面倒だという場合には、エクセルなどのデータで作成した場合でも紙に印刷して保存する必要あります。
なぜなら、作成がデータでも保存が紙なら承認申請は不要だからです。
データとしての保存は申請許可が必要・・・
となると、データ作成でのメリットはそれほど感じられなくなります。
ということで、今回の私は100均で購入した108円の出金伝票を使っての経理を行うことにしました。
フォーム作成も面倒ですし、形式に則って記入すれば間違いも少ないですからね。
紙の出金伝票
ダイソーで200枚綴り108円の出金伝票を買いました。ダイソー以外でも100均にはあると思います(*^▽^*)
出金伝票を実際に見てみると、10項目があると思います。
- 伝票番号＝何枚目の出金伝票かを記載
- 年月日（必須）＝伝票作成の日or支出した日（現金残高の変化と一致させるべき）
- 承認印＝経理責任者などが承認して押す
- 係印＝伝票を記載した当事者が押す
- コード＝部門コードなどがある場合に記入
- 支払先（必須）＝取引での相手先。株式会社などの正式名称が好ましい
- 勘定科目（必須）＝帳簿と一致する勘定科目にしておくべき
- 摘要（必須）＝経費の目的や詳細を記入しておく
- 金額（必須）＝支払った金額
- 合計金額（必須）＝上記９の合計
先述の通り必要なのは、2/6/7/8/9/10の6項目となります。
その他の4項目は経理処理を円滑にする、もしくは不正防止の目的であって必ずしも記入の必要があるわけではありません。
特に、1人企業で承認印や係印はまったくもって意味がありませんよね。
まあ、出金伝票から主帳簿に記入をした！という確認に承認印を押す！というのはおススメですが。
実際の記入例（ラーメンの取材に行ったとき）
Demordy LLC.ではオウンドメディア9uestにてラーメンを食べて記事を書いています(*^▽^*)
ということで、ラーメンを食べた飲食代が経費にします！
ラーメン屋はレシートや領収書を出してくれる場所もチェーン店などはありますが、個人店の場合は中々難しいですよね(+_+)
食券制だと、機械に領収書ボタンがある場合と無い場合ってありますし。
ということで、出金伝票です！
日付は実際に支払いを行った日付。
ラーメン屋なので、会社名は不明でした。店名をキチンと書きます。
勘定科目は主帳簿で利用している「取材費」に一致させます。
摘要欄には、何を注文したか？何目的か？を記入します。
そして重要な金額。後からの改竄ができないように、￥マークと横棒を書いておきます。
また、記入しない金額欄には斜め線で消しておきます。
こんなものでしょうか。
お役に立てれば、幸いです(^^)/